25 dicas para se tornar um produtor de eventos profissional

O trabalho de um produtor de eventos profissional envolve uma série de funções essenciais para o êxito do evento. Dentre elas, vale destacar o desenvolvimento de um conceito para o evento, a criação de um orçamento, a contratação de fornecedores e funcionários, a reserva de um local apropriado, a promoção do evento em diversas mídias, e muito mais.

Confira abaixo 25 dicas para se tornar um produtor de eventos profissional. A partir delas, você poderá promover eventos de sucesso, independente do tipo e do porte.

1. Conhecimentos práticos

Para que seus eventos ocorram como o previsto, é importante ter conhecimentos práticos a respeito de fornecedores, uma vez que são eles que disponibilizam equipamentos de som, iluminação, entre outros itens necessários para um evento profissional. Além disso, você deve conhecer os principais locais usados para cada tipo de evento em sua cidade, garantindo a melhor escolha para determinado evento;

2. Comunicação eficaz

Um bom produtor de eventos precisa saber se comunicar com sua equipe, com os clientes, com os fornecedores e também com o público. Se você não tiver habilidade para lidar com as pessoas, é melhor encarregar alguém mais comunicativo para lidar com a mídia e com outras tarefas envolvendo uma abordagem direta com outras pessoas, para não colocar seus eventos em risco;

3. Cuidados com segurança

Qualquer evento exige cuidados específicos para que os participantes tenham o máximo de segurança possível. Além disso, é fundamental seguir as instruções da vigilância sanitária, especialmente se o evento em questão tiver a presença de alimentos;

4. Habilidade de negociação

Um produtor de eventos deve ter habilidade de negociação, para assegurar as melhores condições para que determinado evento aconteça. Negociar preços mais baixos exige conhecimento dos valores aplicados no mercado, por exemplo;

5. Gerenciamento do tempo

Assim como qualquer ocupação, se você não souber gerenciar o seu tempo, dificilmente dará conta de completar suas obrigações, o que comprometerá a realização do evento. Lembre-se de que um dia de atraso pode prejudicar o resultado final, levando a prejuízos;

6. Estratégia organizada

Na hora de elaborar sua estratégia para dar vida ao evento, é essencial organizar seu plano de ação, de modo que seja possível ficar em dia com o cronograma, além de controlar as ações de todos os contratados e voluntários que ajudarão no evento;

7.  Noções de administração e finanças

Qualquer produtor de eventos profissional deve ter noções de administração e finanças. Gerenciar orçamentos é apenas uma das inúmeras medidas para que o evento ocorra sem nenhum problema em relação a gastos;

8. Capacidade para tomar decisões sob pressão

Como o desenvolvimento de um evento exige que o responsável por ele tome inúmeras decisões, é importante ter capacidade para avaliar as melhores opções, principalmente sob a pressão de realizar o evento no prazo estipulado;

9. Jogo de cintura

Produzir um evento requer muito jogo de cintura, pois imprevistos acontecem numa frequência maior do que o desejado. Por isso, é preciso lidar com contratempos de forma criativa e prática;

10. Cursos complementares

A experiência com eventos pode ser aprimorada a partir de cursos específicos, como especializações na área. Além disso, você pode se aperfeiçoar em administração, relações públicas, ciências contábeis, línguas estrangeiras e muitas outras áreas que podem contribuir para você ser um produtor de eventos versátil;

11. Materiais indispensáveis

Todo produtor profissional deve ter em mãos alguns materiais indispensáveis, como um tablet ou um simples bloco de anotações para verificar dados, planilhas e outras informações importantes para a realização do evento. Máquinas fotográficas também ajudam em determinadas situações, como a checagem de itens, por exemplo;

12. Cronograma atualizado

Mesmo diante de eventuais imprevistos, você deve sempre manter o cronograma atualizado, adaptando-se de acordo com as necessidades que podem surgir durante a preparação para o evento;

13. Divulgação apropriada

Ao elaborar um plano de marketing, considere o público que você deseja atingir. Por exemplo: não adianta focar a divulgação em um público jovem se o evento for destinado a frequentadores adultos;

14. Ferramentas online de divulgação

Além dos meios de comunicação tradicionais (anúncios em TV, revistas e outras mídias), não se esqueça de que um evento pode ter uma grande visibilidade a partir de uma divulgação virtual. Por conta disso, crie um site, um blog e perfis em diversas redes sociais, como LinkedIn, Facebook, Google+, Twitter e qualquer outra que possa beneficiar a disseminação do evento pela web;

15. Contratação de profissionais qualificados

Um produtor de eventos profissional deve dar preferência a pessoas qualificadas e preparadas para suas respectivas funções, para que o evento tenha chances maiores de ser realizado com grande qualidade;

16. Rede de contatos

A contratação de funcionários qualificados pode ser feita por meio de pesquisas na internet, agências de emprego ou com base em recomendações. Portanto, sua rede de contatos deve ser abrangente, envolvendo diversos setores que possam ser úteis em algum momento;

17. Parcerias

Estabelecer parcerias pode ser muito vantajoso para ambas as partes, garantindo benefícios mútuos e até permitindo a redução de custos em determinadas situações;

18. Conhecimento de tendências

A preparação para qualquer evento exige que o produtor conheça as principais tendências do mercado, garantindo que o evento seja o mais moderno possível;

19. Solicitações do cliente

Na hora de criar um evento, é fundamental priorizar as solicitações do cliente, afinal, eles devem ficar satisfeitos ao final do evento. Caso o que o cliente desejar não seja a melhor opção, use sua experiência para convencê-lo disso, mostrando alternativas mais vantajosas;

20. Participação em outros eventos

Uma boa forma de conhecer o que há de mais inovador no mercado é participar de outros eventos. Assim, você e sua equipe terão ideias que poderão ser usadas nos próximos eventos da sua empresa;

21. Olho no futuro

A programação de um evento deve levar em conta diversos fatores que podem influenciar na realização do mesmo. Se ele for de grande porte, por exemplo, evite agendá-lo para uma data próxima de outros eventos semelhantes;

22. Voluntariado

Além da contratação de funcionários, é possível recorrer a voluntários, especialmente em eventos beneficentes;

23. Funções adequadas para cada integrante da equipe

Ao organizar as funções de cada membro da sua equipe, lembre-se de que cada pessoa tem uma formação e habilidades diferentes. Por isso, é importante que todos atuem conforme suas experiências e capacidades;

24. Informações atuais

Durante todo o processo de criação de um evento, você precisa manter-se informado sobre tudo o que acontece na sua área de atuação;

25. Cuidados após o evento

Para finalizar as 25 dicas para se tornar um produtor de eventos profissional, lembre-se de que os cuidados com o evento devem incluir todas as etapas dele, desde a sua preparação até as medidas necessárias após o evento, como a devolução de todos os equipamentos.

Vivian Fiorio