7 erros que você não deve cometer na organização de eventos

Pode parecer fácil, mas organizar eventos, independente do tamanho, exige cuidados imprescindíveis. Um custo não planejado, um risco não calculado, uma divulgação fraca e até o seu jeito de se relacionar com os outros serão fatores diretamente proporcionais ao sucesso da sua ação. Está pronto para descobrir quais são os sete erros mais comuns?

1. Falta de planejamento

De todos os erros, este é o mais grave. Planejar é fundamental na hora de organizar um evento, por menor que ele seja. Tudo começa pelo planejamento: levantamento de investimentos, infraestrutura, contratações, divulgação, etc. Não deixe a pressa de começar fazer você pular esta etapa. Aquilo que é pesquisado, observado e analisado reduz drasticamente suas chances de fracassar.

Como planejar?

Primeiramente pesquise e analise eventos realizados semelhantes ao seu. Depois se organize e junte suas ideias com as pesquisas para iniciar o seu planejamento estratégico. Tenha claramente em mente os seus objetivos detalhados, o tamanho do evento, o seu público-alvo e parceiros. Depois, coloque tudo o que você pensou no papel para que não lhe escape nenhum detalhe.

Principais pontos de um planejamento: objetivo, público, tamanho do evento, infraestrutura disponível, local do evento, recursos financeiros, planilha de custos, patrocínio, mão-de-obra, possíveis riscos e formas de divulgação. Em seguida, elabore um plano de ação colocando datas e prazos para cada tarefa a ser realizada.

2. Desespero

Por mais que exista um plano de ação, e ele deve existir, sempre haverá algo que não sairá como o planejado. É normal, imprevistos acontecem, afinal eventos envolvem pessoas. Seja flexível e fique calmo para resolver o problema da melhor forma possível. Seu autocontrole e segurança farão com que convidados e funcionários também tenham tranqüilidade, e, muitas vezes, nem percebam que algo está errado. Mantenha a postura e o sorriso no rosto. Lembre-se: Se você fizer um bom planejamento de riscos, provavelmente já terá uma “carta na manga” para solucionar o impasse.

3. Falta de networking

Faça-o antes, durante e depois do evento. Networking é ingrediente para o sucesso, por isso não se esqueça de se relacionar bem com seus clientes, amigos e fornecedores. Faça contatos durante a organização do evento e, se possível, elabore uma lista de e-mails separada por grupos. Não se esqueça de realizar um processo de registro com dados básicos no início do evento para não perder o público e, sobretudo, fazer um pós-evento. Após o término, envie um breve questionário aos participantes e clientes para detectar seus principais erros e acertos. Esta pesquisa o ajudará bastante em suas próximas ações. Outra dica muito importante é nunca perder o contato com o público conquistado. Esteja frequentemente presente com envio de newsletter de novidades, alguma notícia interessante ou até por meio das Redes Socais.

Ainda neste ponto, vale a pena lembrar que seu público merece ser tratado com delicadeza sempre. Então, deixe o mau humor na gaveta da sua casa. Seja educado, sorridente, paciente, carismático, otimista e autoconfiante para agradar e causar bem-estar aos convidados.

4. Má divulgação

Twitter, Facebook, Linkedin, Youtube, Flickr, site, blog, e-mail. Estas são somente algumas ferramentas que podem ajudar – e muito! – na divulgação do seu evento. As redes sociais, por exemplo, se tornaram um ótimo meio para se comunicar com clientes e divulgar sua ação para muitas pessoas em um curto período de tempo. Porém, vá com calma! Você não precisa estar em todos os lugares. Escolha aquelas ferramentas que estão de acordo com o perfil do seu público. Faça as seguintes perguntas: O meu perfil de público está em qual rede? Que tipo de informação ele procura? Como vou atingi-lo?

Temos alguns posts relacionados ao assunto:

• O impacto do Twitter na divulgação de eventos
• 5 cuidados que você deve tomar ao divulgar seu evento
• Mídia social: aliada ou vilã na divulgação de eventos?

Antes de construir um site ou criar um perfil em uma rede social, faça um planejamento de divulgação e procure ler mais sobre o assunto. O RockBee por exemplo é uma das ferramentas que o ajudarão neste trabalho de divulgação para seu público-alvo.

5. Não saber ouvir

Aprenda a ouvir aqueles que estão ao redor e saiba aceitar opiniões diferentes da sua. Não faça tudo do seu jeito. Avalie sugestões de terceiros que podem ser de muito valor ao seu negócio. Deixe seu público (clientes, fornecedores e equipe) livre para expressar sua opinião, valorize-as e inicie uma conversa horizontal com aqueles que estão à sua volta.

6. Estar desatualizado

O mundo tem evoluído de forma muito rápida e o que era moda há cinco anos, hoje, pode ser considerado cafona. Estar atualizado sobre as novidades é muito importante para organizar e divulgar o seu evento.
Com as novas tecnologias, por exemplo, os sites em flash caíram em desuso. Isto porque muitos deles não rodam em Androids, IPhones e Tablets. O que adianta ter a melhor localização da cidade, se o seu público não consegue acessar o seu endereço pelo celular? Use a tecnologia para proporcionar facilidade e experiências ilimitadas aos seus clientes.

7. Falta de criatividade

Por último, mas não menos importante, a criatividade e a ousadia colocarão o seu evento em um patamar diferenciado. Fuja de práticas tradicionais, saia do senso comum e não tenha medo de inovar. Leia revistas e sites especializados, monitore seus concorrentes e esteja atualizado sobre as novidades que aparecem no mercado. Com certeza seus clientes e parceiros irão valorizar a experiência do inédito em seu evento ou em sua divulgação.

Amanda Navarro